Sales CRM dat laat zien waar je omzet vastzit.

Een sales CRM draait om één vraag: welke kansen lopen er, en wat moet er vandaag gebeuren om ze binnen te halen? Een adresboek beantwoordt die vraag niet. Een pipeline wel.

Wat is sales pipeline software?

Sales pipeline software toont al je lopende verkoopkansen als kaarten in kolommen, waarbij elke kolom een fase is. Een kans schuift naar rechts naarmate de klant dichter bij een ja komt.

Het verschil met een lijst in Excel zit in drie dingen. Je ziet in één oogopslag waar de meeste waarde zit. Je ziet welke kaarten al weken niet bewegen. En elke kaart heeft een eigenaar en een volgende taak, zodat duidelijk is wie aan zet is.

In Hello CRM is de pipeline als kanbanbord onderdeel van elk pakket, ook van Basis. Boven elke kolom staat de opgetelde waarde van de kansen in die fase.

Welke fases gebruik je in een salespipeline?

Houd het aantal fases klein en koppel elke fase aan iets wat de klant heeft gedaan, niet aan wat jij hoopt. Vijf tot zeven fases is voor de meeste MKB-bedrijven genoeg.

Een installateur heeft vaak een extra fase "Opname gepland" tussen kwalificeren en offreren. Een webbureau splitst soms "Offerte verstuurd" en "Presentatie gegeven". Welke fases werken voor jouw type verkoop lees je uitgebreider in een salespipeline inrichten.

Hoe helpt de waarde per fase bij je planning?

Als je per fase de totale waarde ziet, zie je ook waar het gat zit. Staat er veel in "Nieuw" en weinig in "Offerte verstuurd", dan blijven aanvragen liggen voordat er een prijs uitgaat. Staat alles vast in "Offerte verstuurd", dan zit het probleem in het nabellen.

Een rekenvoorbeeld. Een bouwbedrijf heeft tien kansen van gemiddeld €20.000 in de fase "Offerte verstuurd". Dat is €200.000 op het bord. Wint het bedrijf daar historisch ongeveer een op de drie van, dan kun je realistisch rekenen op rond de €65.000. Die inschatting maak je pas als je weet hoeveel kansen per fase doorstromen.

Conversie per fase en prognose

Conversie per fase laat zien welk deel van de kansen van de ene naar de volgende fase gaat. Dat is de meetlat voor je salesproces: je ziet precies op welk punt klanten afhaken.

Op het Enterprise-pakket maakt Hello rapporten met de conversie per fase, de omzet per maand en per productcategorie, en een prognose voor het komende kwartaal. Op maandagochtend kan er een wekelijkse rapportmail in je inbox staan, zodat je de week begint met de cijfers in plaats van ze bij elkaar te zoeken.

Gebruik je Basis of Pro, dan heb je de pipeline met waarde per fase, maar niet deze rapporten. Voor een team van twee of drie verkopers is het bord vaak al genoeg overzicht. Wil je sturen op trends over maanden, dan is Enterprise de logische stap. De verschillen per pakket staan op de prijzenpagina.

Opvolging: taken in plaats van goede voornemens

De meeste kansen gaan niet verloren aan een concurrent maar aan stilte. Er is een offerte gestuurd, niemand belt na, en na drie weken heeft de klant een ander gekozen.

Daarom hoort bij elke open kans een volgende taak met een datum. In Hello maak je taken en herinneringen aan bij een lead of bedrijf, en die komen terug in de agenda in de app. Een paar gewoontes die in de praktijk werken:

• Geen kans zonder volgende taak. Staat er niets gepland, dan is de kans eigenlijk al dood.
• Leg na elk gesprek in een notitie vast wat is afgesproken, zodat een collega het kan overnemen.
• Loop wekelijks het bord door met het team en vraag per stilstaande kaart: wat is de volgende stap?
• Sluit verloren kansen af met een reden. Na een half jaar zie je patronen, bijvoorbeeld dat je vaak op prijs of op levertijd verliest.

Meer praktische aanpak voor het nabellen vind je in offertes opvolgen.

Van kans naar offerte zonder overtypen

In veel bedrijven stopt het CRM waar de offerte begint. De offerte wordt in Word gemaakt, de status wordt handmatig bijgehouden en niemand weet zeker of de klant hem heeft gelezen.

Vanaf het Pro-pakket loopt dat door. Je maakt de offerte in Hello, eventueel vanuit een sjabloon, en je klant gaat online akkoord via een persoonlijke link. Je ziet wanneer de offerte is geopend en geaccepteerd. Hoe dat werkt en wat het oplevert ten opzichte van Word staat op de pagina over offerte software.

Voor wie is een sales CRM als Hello geschikt?

Hello is gebouwd voor MKB-bedrijven die op aanvraag verkopen of met terugkerende omzet werken: installateurs, bouwbedrijven, webbureaus, hostingbedrijven, adviesbureaus en SaaS-bedrijven. De pipeline is daar het begin van een langere lijn die doorloopt tot contract en factuur.

Werk je met een groot salesteam van honderden mensen, met territoria, zware maatwerk-eisen en een eigen salesoperations-afdeling, dan past een groter platform beter. Zoek je vooral een tool voor koude acquisitie met e-mailcampagnes, dan ook. Hello richt zich op het opvolgen van echte aanvragen tot ze gewonnen en gefactureerd zijn. Hoe je het salesproces daaromheen verbetert, lees je in je salesproces verbeteren met CRM.