CRM-software die meewerkt van aanvraag tot betaalde factuur.

Wat is een CRM-systeem precies?

Een CRM-systeem (customer relationship management) is de centrale plek waar je bijhoudt met wie je zaken doet, wat je met ze hebt besproken en wat er nog moet gebeuren. Het vervangt de losse spreadsheet, de mailbox als takenlijst en het geheugen van die ene collega die alles weet.

Het verschil met een adresboek zit in de samenhang. In een CRM hangt aan een bedrijf niet alleen een telefoonnummer, maar ook de lopende aanvraag, de verstuurde offerte, de afspraak voor volgende week en het contract dat in maart afloopt. Wil je de basis eerst rustig lezen, begin dan bij wat een CRM-systeem is en waarom je het nodig hebt.

Wat hoort er in goede CRM-software?

De kern is overal hetzelfde: klantgegevens, verkoopkansen en opvolging. Wat daarna komt, hangt af van hoe je bedrijf geld verdient. Een installateur die op offerte werkt heeft andere behoeften dan een hostingbedrijf met duizenden abonnementen.

Veel CRM-pakketten stoppen bij de verkoopkans. Zodra de klant ja zegt, gaat het werk verder in een boekhoudpakket, een tekenservice en een map met contracten. Dat is precies waar gegevens dubbel worden ingevoerd en afspraken zoekraken.

Waarom kiezen voor Nederlandse CRM-software?

Een Nederlands CRM sluit aan op hoe je hier zaken doet: in het Nederlands, met Nederlandse betaalmethodes en met de boekhoudpakketten die je accountant kent. Bij internationale pakketten regel je dat vaak met extra koppelingen of add-ons.

• Taal. De software, de offertesjablonen en de support zijn Nederlandstalig. Je klant krijgt een offerte en factuur die klinken zoals jij praat.
• Hosting in de EU. Hello draait in Frankfurt, met een strikt gescheiden omgeving per organisatie. Een verwerkersovereenkomst krijg je op aanvraag. Meer daarover op de pagina beveiliging.
• Betalen via Mollie. Vanaf Pro zet je een betaallink op elke factuur of incasseer je abonnementen via SEPA-incasso, allebei via je eigen Mollie-account. Je klant betaalt met de methodes die je in Mollie hebt aanstaan, zoals iDEAL.
• Nederlandse boekhouding. Facturen en creditnota's gaan automatisch naar Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden, Yuki of Business Central. Zie alle koppelingen.
• Contracten naar Nederlandse gewoonte. Stilzwijgend verlengen, opzegtermijnen en jaarlijks indexeren zitten in de contractmodule, niet in een los spreadsheet.

Hoe werkt Hello van aanvraag tot betaalde factuur?

Hello volgt een klant vanaf de eerste aanvraag tot de betaling, zonder dat je gegevens opnieuw invoert. Zo ziet dat eruit voor een installatiebedrijf dat een warmtepomp verkoopt:

1. De aanvraag komt binnen en je zet hem als lead in de pipeline, met de geschatte waarde erbij.
2. Na het adviesgesprek leg je notities vast en maak je een taak om de offerte voor vrijdag te sturen.
3. Je bouwt de offerte op vanuit een sjabloon met je eigen producten en verstuurt hem per mail. Je ziet wanneer de klant hem opent.
4. De klant gaat online akkoord via de persoonlijke link. Met één klik maak je er een factuur van.
5. De factuur gaat met een Mollie-betaallink naar de klant en automatisch naar je boekhouding. Blijft hij open staan, dan volgt een betaalherinnering.
6. Op Enterprise volg je daarna de uitvoering als project, met uren, werkbonnen en eventueel meerwerk.

Werk je met terugkerende omzet, zoals een webbureau met onderhoudscontracten of een hostingbedrijf, dan loopt stap 5 elke maand of elk jaar vanzelf via abonnementen. Hoe dat per branche is ingericht, lees je bij branches.

Welke CRM-software past bij jouw situatie?

Dat hangt vooral af van je teamgrootte, hoe je verkoopt en wat er na het akkoord gebeurt. Per situatie hebben we een aparte uitleg geschreven:

• Een team van 3 tot 50 mensen dat op aanvraag werkt: CRM voor het MKB.
• Zzp'ers en teams tot een handvol mensen: CRM voor kleine bedrijven.
• Vooral je klantenbestand, contracten en opzegtermijnen op orde: relatiebeheer software.
• Meer uit je verkoop halen: sales-CRM en lead management.
• Sneller offertes maken en getekend terugkrijgen: offerte-software.
• Terugkerend werk laten lopen: CRM-automatisering.
• Overstappen en invoeren zonder dat het stilvalt: CRM-implementatie.
• Pakketten naast elkaar zetten: CRM vergelijken.

Voor wie nog aan het oriënteren is, helpt het stuk over hoe je het juiste CRM-systeem kiest. Wat je per maand kwijt bent, zie je op prijzen.

Wanneer is CRM-software niet de juiste keuze?

CRM-software voegt weinig toe als je alleen een lijst met namen en telefoonnummers wilt bijhouden. Dan is een gedeeld adresboek sneller en goedkoper.

Hello richt zich op bedrijven die op aanvraag of met terugkerende omzet werken. Zoek je vooral e-mailmarketing en nieuwsbrieven, dan past een marketingplatform beter. En heb je honderden gebruikers met zware maatwerkeisen, dan kom je uit bij de grote enterprise-pakketten. Voor alles daartussen is een CRM dat de hele klantreis afdekt meestal de verstandigste keuze.