Offerte software waarmee je klant online akkoord geeft.

De meeste offertes in het MKB worden nog in Word of Excel gemaakt. Dat werkt, tot je wilt weten welke versie de klant heeft, of hij hem al gelezen heeft en of de getekende PDF ergens in een inbox zit. Offerte software haalt die losse eindjes weg.

Offerte maken: waarom niet gewoon in Word of Excel?

Word en Excel zijn prima om één offerte te maken. Ze worden lastig zodra je er tientallen per maand verstuurt en iemand anders moet kunnen zien hoe het ervoor staat.

Het grootste verschil zit niet in het opmaken, maar in wat er na het versturen gebeurt. Een offerte in Word is een los bestand. Een offerte in een CRM hoort bij een klant, een kans en straks een factuur.

Hoe werkt digitaal akkoord op een offerte?

Bij digitaal akkoord accepteert je klant de offerte online in plaats van op papier. Hij krijgt een mail met een persoonlijke link, bekijkt de offerte in zijn browser en geeft daar akkoord.

In Hello gaat dat zo:

1. Je maakt een offerte, eventueel vanuit een sjabloon, met producten en diensten die je eerder hebt aangemaakt.
2. Je verstuurt hem per mail vanuit Hello.
3. Je klant opent de persoonlijke link en ziet de offerte in jouw huisstijl.
4. Je ziet in Hello dat de offerte is geopend.
5. Je klant gaat digitaal akkoord en je ziet dat de offerte is geaccepteerd.
6. Met één klik maak je van de geaccepteerde offerte een factuur.

Heb je op het klantportaal je klanten toegang gegeven, dan vinden ze hun offertes daar ook terug, naast facturen en documenten.

Waarom je wilt weten wanneer een offerte is geopend

Of een offerte is geopend, bepaalt wat je volgende telefoontje is. Een offerte die na vier dagen nog niet is bekeken, vraagt om een ander gesprek dan een offerte die drie keer is geopend maar niet geaccepteerd.

Een webbureau belt in het eerste geval om te vragen of de mail goed is aangekomen. In het tweede geval is er waarschijnlijk een vraag of een twijfel over prijs of planning, en dan is een kort gesprek het moment om die weg te nemen. Hoe je dat nabellen structureel aanpakt, lees je in offertes opvolgen.

Offertesjablonen per branche

Een sjabloon zorgt dat elke offerte dezelfde opbouw, voorwaarden en uitstraling heeft, ongeacht wie hem maakt. Bij het aanmelden kies je een branche, en Hello zet passende offertesjablonen klaar.

Een hostingbedrijf krijgt bijvoorbeeld een sjabloon voor hosting en domein, een webbureau sjablonen voor een website op maat en een webshop. Die pas je daarna aan. Producten en prijzen maak je zelf aan, zodat de bedragen altijd uit één bron komen. Meer over de inrichting per branche staat op de branchepagina.

Van akkoord naar factuur en betaling

Na het akkoord begint het werk en moet er gefactureerd worden. Daar gaat bij offertes in Word vaak tijd verloren, omdat iemand de regels opnieuw moet invoeren.

In Hello maak je met één klik een factuur van de geaccepteerde offerte, in je eigen huisstijl. Via je eigen Mollie-account kun je een betaallink op de factuur zetten, zodat je klant direct kan betalen. Gebruik je Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden, Yuki of Business Central, dan gaat de factuur daar automatisch naartoe via de boekhoudkoppeling.

Voor een installateur betekent dit: de klant accepteert de offerte voor een warmtepomp op zondagavond, op maandag staat het akkoord in Hello en kan de factuur zonder overtypen de deur uit.

Offerte en contract: wanneer heb je allebei nodig?

Voor eenmalig werk is een geaccepteerde offerte met je algemene voorwaarden vaak genoeg. Voor doorlopende dienstverlening, zoals onderhoud, hosting of een SaaS-abonnement, wil je daarnaast een contract met looptijd en opzegtermijn.

Vanaf Pro verstuur je in Hello ook contracten die je klant digitaal ondertekent met een verificatiecode per e-mail. Het ondertekende contract krijg je terug als PDF. Per contract zie je tot wanneer de klant kan opzeggen, en verlengen gaat stilzwijgend volgens de afspraak. Er staan contractsjablonen klaar, zoals een SLA en een verwerkersovereenkomst.

Offertes en contracten zitten vanaf het Pro-pakket. Wat Pro verder bevat en kost, zie je op de prijzenpagina. Offertes zijn het midden van je verkoopproces; hoe de fases ervoor eruitzien, lees je bij sales CRM en in het artikel over je salesproces verbeteren met CRM.