Een salespipeline inrichten: fases, voorbeelden en valkuilen

Veel bedrijven hebben een salespipeline zonder hem zo te noemen. Het is het lijstje in je hoofd met klanten die "bijna rond" zijn, de Excel met offertes of het whiteboard in de werkplaats. Het probleem is niet dat die pipeline ontbreekt, maar dat niemand precies weet wat erin staat, hoe ver elke deal is en wat er de komende maanden binnenkomt.

Een goed ingerichte pipeline maakt dat zichtbaar. In dit artikel lees je hoe je fases kiest, hoe voorbeeldpipelines eruitzien voor een installateur, een webbureau en een SaaS-bedrijf, hoe je een prognose maakt en welke fouten je beter kunt vermijden.

Wat is een salespipeline?

Een salespipeline is een overzicht van alle lopende verkoopkansen, ingedeeld in de fases die een klant doorloopt van eerste contact tot opdracht. Elke kans staat in precies één fase en schuift door zodra de klant een volgende stap zet.

De meeste CRM-systemen tonen de pipeline als een kanbanbord: kolommen voor de fases, kaarten voor de deals. Je sleept een kaart naar de volgende kolom als de deal vordert. Onder elke kolom zie je hoeveel deals erin staan en wat ze samen waard zijn.

Een pipeline is iets anders dan een salesfunnel. De funnel beschrijft hoeveel mensen er in elke stap afvallen, vaak vanuit marketing gezien. De pipeline is je werklijst: welke concrete deals lopen er, wie is eigenaar en wat is de volgende stap. Hoe de pipeline past in het grotere verkoopproces lees je in je salesproces verbeteren met CRM.

Hoe kies je de fases van je pipeline?

Kies fases op basis van wat de klant doet, niet op basis van wat jij intern wilt bijhouden. Een deal gaat pas naar de volgende fase als de klant een aantoonbare stap heeft gezet.

Dat klinkt als een detail, maar het maakt een groot verschil. Een fase als "offerte in voorbereiding" zegt iets over jouw werk, niet over de klant. Een fase als "offerte verstuurd" is objectief: de offerte is de deur uit of niet. En "offerte geaccepteerd" is nog duidelijker. Zo weet iedereen in het team wat een fase betekent, en klopt je prognose beter.

Een handige manier om fases te bepalen:

1. Schrijf op welke stappen een klant doorloopt bij jullie laatste tien gewonnen opdrachten.
2. Markeer bij elke stap wat de klant deed: een aanvraag, een afspraak, een bezoek, een akkoord.
3. Voeg stappen samen die bijna altijd direct na elkaar gebeuren.
4. Formuleer elke fase als een resultaat, bijvoorbeeld "afspraak gepland" in plaats van "afspraak maken".
5. Houd twee eindfases apart: gewonnen en verloren.

Voor de meeste MKB-bedrijven kom je dan op vier tot zeven fases uit. Minder is vaak te grof om iets te zien, meer wordt onoverzichtelijk en wordt in de praktijk niet bijgehouden.

Wat hoort er bij een fase-overgang?

Leg per fase vast wanneer een deal erin mag. Een korte regel per fase is genoeg, bijvoorbeeld: "Een deal staat in Gekwalificeerd als we weten wat de klant wil, wanneer en wie beslist." Zo voorkom je dat de ene collega een deal na een eerste telefoontje doorschuift en de andere pas na een bezoek.

Hoe ziet een pipeline eruit voor een installateur?

Een installateur werkt vaak met particulieren en kleine zakelijke klanten, met een opname op locatie voordat er een offerte komt. De pipeline volgt dat ritme.

Bij een installateur is de opname vaak de fase waar het meeste tijd in zit. Staan daar veel deals in, dan is je planning waarschijnlijk de bottleneck en niet je verkoop. Het werk zelf, met werkbonnen en meerwerk, volg je buiten de pipeline, bijvoorbeeld in een project. Voor bouw- en installatiebedrijven heeft Hello CRM een aparte branche-inrichting; zie Hello voor bouw en installatie.

Hoe ziet een pipeline eruit voor een webbureau?

Een webbureau heeft vaker een intakegesprek en een voorstel dat in een paar rondes wordt bijgesteld. De pipeline krijgt daardoor een extra fase tussen gesprek en offerte.

De fase "mondeling akkoord" lijkt overbodig, maar bij webbureaus zit daar vaak weken tussen, omdat de klant intern nog goedkeuring nodig heeft. Door die fase apart te zien, weet je welke deals bijna binnen zijn en welke nog echt overtuigd moeten worden. Voor een webbureau dat ook onderhoud en hosting levert, komt er na het project vaak een contract met een maandbedrag bij. Zie Hello voor websites en webshops.

Hoe ziet een pipeline eruit voor een SaaS-bedrijf?

Bij een SaaS-bedrijf zit tussen interesse en klant vaak een demo en een proefperiode. De pipeline volgt het gebruik van het product, niet alleen de gesprekken.

Voor SaaS telt vooral de terugkerende omzet. Geef deals daarom een waarde op basis van de maand- of jaaromzet, en spreek in het team af welke je gebruikt. Na het winnen gaat de klant verder als abonnement; in Hello CRM Pro volg je dan de terugkerende omzet (MRR) en churn per maand. Meer op Hello voor SaaS-bedrijven.

Hoe gebruik je waarde per fase en een gewogen prognose?

Geef elke deal een verwachte waarde, dan zie je per fase hoeveel omzet er in de pipeline zit. Met een gewogen prognose vermenigvuldig je die waarde met een kans per fase, zodat je een realistischer beeld krijgt van wat er waarschijnlijk binnenkomt.

Een voorbeeld voor een installateur. De kanspercentages zijn aannames voor dit voorbeeld; je eigen cijfers haal je uit je gewonnen en verloren deals van het afgelopen jaar.

De pipeline is in dit voorbeeld € 170.000 waard, maar de gewogen prognose is € 59.000. Dat tweede getal is bruikbaar voor planning: hoeveel monteurs heb je nodig, kun je die investering doen, moet je meer aanvragen genereren. Het eerste getal alleen geeft een te rooskleurig beeld.

Een paar kanttekeningen:

• Gebruik je eigen cijfers zodra je die hebt. Na een half jaar consequent bijhouden zie je per fase welk deel van de deals wordt gewonnen.
• Het werkt alleen met genoeg deals. Met vijf deals in de pipeline is een gewogen prognose een gok. Bij tientallen deals middelen de uitschieters uit.
• Houd de waarden actueel. Een deal waarvan de klant heeft gezegd dat het budget is gehalveerd, moet ook in je pipeline gehalveerd worden.

In Hello CRM zie je op het pipelinebord de waarde per fase, in elk pakket. Wil je rapporten over conversie per fase en een prognose voor het komende kwartaal, dan zitten die in Enterprise, samen met een wekelijkse rapportmail op maandagochtend. Zie rapporten.

Welke valkuilen kom je tegen bij het inrichten van een pipeline?

De meeste pipelines gaan niet mis bij het inrichten, maar in de maanden erna. Deze fouten zie je het vaakst.

Te veel fases

Tien of twaalf fases zien er grondig uit, maar niemand houdt ze bij. Verkopers slaan fases over of laten deals staan omdat het verschil tussen "offerte in behandeling" en "offerte besproken" niet duidelijk is. Houd het bij vier tot zeven fases en voeg er alleen een toe als je die informatie echt gebruikt.

Dode deals laten staan

Een deal waar al twee maanden niets mee gebeurt en waar de klant niet meer op reageert, is geen kans meer. Laat je hem staan, dan blaast hij je prognose op en verstopt hij de deals die wel aandacht nodig hebben. Sluit zulke deals af als verloren, met als reden "geen reactie", en maak een taak aan als je over een paar maanden opnieuw wilt proberen. Hoe je leads netjes afsluit na een paar pogingen lees je in leads opvolgen.

Fases op basis van interne wensen

Fases als "wacht op calculatie" of "bij Jan ter controle" beschrijven jouw werkproces, niet de voortgang bij de klant. Ze zijn nuttig als taak, maar horen niet als fase in de pipeline.

Geen volgende stap per deal

Een deal zonder volgende actie met datum is een deal die stilvalt. Maak het een regel dat elke open deal een taak heeft. Een verstuurde offerte bijvoorbeeld heeft altijd een opvolgmoment; zie het artikel over offertes opvolgen voor een schema.

Geen verliesreden vastleggen

Verloren deals zijn je beste leermateriaal. Leg bij elke verloren deal kort de reden vast, bij voorkeur uit een vaste lijst: prijs, andere aanbieder, uitgesteld, geen reactie, past niet. Na een paar maanden zie je waar je verliest.

Hoe onderhoud je een pipeline elke week?

Plan één vast moment per week, bijvoorbeeld maandagochtend, van een half uur tot een uur. Doe het alleen of met het verkoopteam.

1. Loop elke fase van links naar rechts door. Klopt de fase nog voor elke deal?
2. Controleer de volgende stap. Heeft elke open deal een taak met een datum in de toekomst?
3. Sluit dode deals af. Alles zonder reactie en zonder perspectief gaat naar verloren, met reden.
4. Werk waarden bij. Is de scope veranderd, pas dan het bedrag aan.
5. Kijk naar de prognose. Is er genoeg in de pijplijn voor de komende maanden, of moet er meer worden binnengehaald?
6. Bespreek de grootste deals. Wat is er nodig om ze een stap verder te krijgen?

Elke dag kijk je daarnaast kort naar je taken en nieuwe leads, maar de wekelijkse ronde is het moment om de pipeline als geheel schoon en betrouwbaar te houden.

Welk hulpmiddel gebruik je voor je pipeline?

Met een paar deals per maand kun je een pipeline in een spreadsheet of op een whiteboard bijhouden. Zodra meerdere mensen verkopen of er meer dan een handvol deals tegelijk lopen, is een CRM met een pipelinebord praktischer: iedereen ziet hetzelfde, deals hebben een eigenaar en taken, en de waarde per fase rekent zichzelf uit.

Let bij het kiezen op of je de fases zelf kunt aanpassen, of de deal zonder overtypen doorloopt naar offerte en factuur, en of het pakket past bij de omvang van je team. Hello CRM is gemaakt voor MKB-bedrijven die op aanvraag werken; bij het aanmelden kies je een branche en staat er een passende basis klaar. Voor grote organisaties met honderden verkopers en zware maatwerkeisen zijn er betere opties. Meer over het verkoopgedeelte vind je op de pagina over sales-CRM en de pakketten staan op de prijzenpagina.

Veelgestelde vragen

Hoeveel fases moet een salespipeline hebben?

Voor de meeste MKB-bedrijven werken vier tot zeven fases, plus de eindfases gewonnen en verloren. Minder fases maken het lastig om te zien waar deals blijven hangen, meer fases worden in de praktijk niet bijgehouden. Begin liever met te weinig dan met te veel. Voeg alleen een fase toe als je die informatie echt gebruikt, bijvoorbeeld om te zien hoeveel deals op een opname of op interne goedkeuring bij de klant wachten.

Wat is het verschil tussen een salespipeline en een salesfunnel?

Een salespipeline is een overzicht van concrete lopende deals, elk met een fase, waarde, eigenaar en volgende stap. Het is een werklijst voor het verkoopteam. Een salesfunnel beschrijft hoeveel potentiële klanten in elke stap van het koopproces afvallen, vaak vanuit marketing bekeken. De pipeline laat zien wat er nu loopt, de funnel laat zien hoe goed je proces in het algemeen converteert.

Hoe bereken je een gewogen pipeline?

Vermenigvuldig de waarde van elke deal met de kans dat een deal in die fase wordt gewonnen en tel alles op. Staat er bijvoorbeeld 50.000 euro in de fase offerte verstuurd en win je daar historisch de helft van, dan telt die fase voor 25.000 euro mee. Gebruik zo snel mogelijk je eigen winpercentages per fase in plaats van aannames, want die verschillen sterk per branche.

Wanneer sluit je een deal af als verloren?

Zodra de klant heeft aangegeven niet verder te gaan, of als je na een aantal pogingen via verschillende kanalen geen reactie meer krijgt. Een praktische richtlijn is dat een deal zonder enige beweging na een paar weken tot een maand wordt afgesloten, afhankelijk van hoe lang jouw verkooptrajecten normaal duren. Leg altijd een reden vast en maak een taak aan als je later opnieuw contact wilt opnemen.

Heb je een CRM nodig voor een salespipeline?

Niet per se. Met een handvol deals per maand werkt een spreadsheet of whiteboard prima, zolang elke deal een fase, waarde en volgende stap heeft. Een CRM wordt nuttig als meerdere mensen verkopen of als er veel deals tegelijk lopen. Dan wil je dat iedereen hetzelfde bord ziet, dat taken aan deals hangen en dat de waarde per fase vanzelf wordt opgeteld. In Hello CRM zit dat pipelinebord in elk pakket.