CRM voor installateurs: offertes, werkbonnen en opvolging op één plek

Een installatiebedrijf verkoopt bijna nooit uit voorraad. Elke opdracht begint met een aanvraag, een opname op locatie en een offerte, en pas daarna komt het werk. Tussen die stappen zit het risico: een aanvraag die in een mailbox blijft hangen, een offerte die nooit is nagebeld, of meerwerk dat niemand heeft opgeschreven. Een CRM voor installateurs is bedoeld om precies dat stuk tussen aanvraag en factuur te bewaken.

Een adresboek of spreadsheet bewaart wie je klanten zijn, niet waar elke klus staat. Hieronder lees je welke functies een installateur echt nodig heeft, welke je kunt overslaan en wat het kost. Twijfel je of een spreadsheet nog volstaat, lees dan Excel of CRM: wanneer is het tijd om over te stappen?.

Welke functies heeft een installateur nodig in een CRM?

De kern is een pipeline met de stappen van jouw verkoopproces, offertes met online akkoord en taken voor de opvolging. Wat daarna komt, hangt af van je grootte en of je ook de uitvoering wilt volgen.

Wat je meestal niet nodig hebt: marketingautomatisering, leadscoring en campagnebeheer. Die zijn gebouwd voor bedrijven die duizenden contacten per mail bewerken, niet voor wie tientallen aanvragen per maand goed wil afhandelen.

Hoe richt je de pipeline van een installatiebedrijf in?

Een pipeline voor installateurs heeft een fase die andere bedrijven niet kennen: de opname. Zet die als aparte stap, want daar gaat de meeste tijd in zitten.

1. Nieuwe aanvraag. Binnen via website, mail of telefoon. Eén persoon kijkt dagelijks of alles een eigenaar heeft.
2. Gekwalificeerd. Je weet wat de klant wil, wanneer, en of het bij je past. Een kleine reparatie plan je direct in; die hoort niet in de pipeline.
3. Opname gepland. Datum staat vast. Zet direct de taak "offerte uitwerken" voor de dag na de opname.
4. Offerte verstuurd. De offerte is als persoonlijke link naar de klant gegaan, met een belafspraak voor over een week.
5. Gewonnen of verloren. Bij verloren leg je de reden vast: prijs, andere aanbieder, uitgesteld.

Geef elke fase een waarde en je ziet hoeveel werk er voor de komende maanden in de pijplijn zit. Meer over fases en valkuilen staat in een salespipeline inrichten.

Hoe zorg je dat offertes niet blijven liggen?

Door elke offerte te versturen als persoonlijke link met een afgesproken belmoment, en door te zien wanneer de klant hem heeft geopend. Een pdf in een mail geeft je die informatie niet.

Een vast ritme werkt het best: versturen met een korte samenvatting en de planning, na twee of drie dagen een mail of alles duidelijk is, na een week bellen, na twee weken een concreet voorstel en na een maand netjes afsluiten. Het schema met voorbeeldmails staat in offertes opvolgen: zo krijg je vaker een ja.

Voor installateurs zijn drie dingen extra belangrijk:

• Een geldigheidsduur op de offerte. Materiaalprijzen veranderen; dertig dagen is gangbaar.
• Een keuze in plaats van ja of nee. Een basisvariant en een uitgebreide variant maken de vraag "welke" in plaats van "wel of niet".
• Online akkoord. Een particulier beslist vaak 's avonds of in het weekend. Als akkoord geven één klik is, hoeft hij niet te printen, tekenen en scannen.

In Hello CRM verstuur je offertes als persoonlijke link, zie je wanneer ze zijn geopend en geaccepteerd, en maak je van een akkoord met één klik een factuur. Hoe dat werkt lees je op de pagina over offertesoftware.

Wat doe je met werkbonnen, uren en meerwerk?

Na het akkoord wil je het werk volgen op dezelfde plek als de offerte, zodat meerwerk en gewerkte uren niet verdwijnen tussen bouwplaats en kantoor.

Vragen die je stelt bij het kiezen: kan ik na akkoord een project aanmaken met fases zonder klantgegevens opnieuw in te voeren, kunnen monteurs per project uren schrijven en een werkbon invullen, kan ik meerwerk vooraf vastleggen met bedrag en status, en is er een dagrapportage met wie er was en wat er is gedaan?

Doe je vooral klussen die in een dag klaar zijn, dan kun je dit voorlopig overslaan. Werk je aan projecten van dagen of weken, dan is dit de plek waar het meeste geld lekt. In Hello CRM zitten projecten, werkbonnen, uren, meerwerk en dagrapportages in het Enterprise-pakket. Bij het aanmelden kies je de branche bouw en installatie; Hello zet dan een aannemingsovereenkomst, een onderhoudscontract voor installatie en velden voor type werk en opdrachtgever klaar. Zie CRM voor bouw en installatie.

Hoe regel je onderhoudscontracten en terugkerende service?

Verkoop onderhoud als abonnement dat zichzelf factureert, en leg het contract digitaal vast met de opzegtermijn erbij. Een onderhoudscontract voor een cv-ketel, warmtepomp of airco heeft drie onderdelen die je in je CRM wilt terugzien: het ondertekende contract met looptijd en opzegtermijn, de automatische facturatie per maand of jaar, en de servicebeurt als taak die elk jaar terugkomt.

Zet bij elke opgeleverde installatie direct een taak om een onderhoudscontract aan te bieden; de klant is dan nog tevreden en bereikbaar. Met Hello CRM Pro factureren abonnementen zichzelf, betaalt de klant via een betaallink of SEPA-incasso via je eigen Mollie-account, en gaan facturen automatisch naar Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden, Yuki of Business Central. De boekhouding zelf blijft in je boekhoudpakket.

Wat kost een CRM voor een installatiebedrijf?

Reken op een vast bedrag per maand dat afhangt van het aantal gebruikers en van de vraag of je alleen verkoop of ook de uitvoering wilt volgen. De pakketten van Hello CRM (excl. btw, maandelijks opzegbaar):

Vergelijk je met andere pakketten, tel dan losse modules voor werkbonnen, planning of een boekhoudkoppeling mee. Rekenvoorbeelden voor verschillende teamgroottes staan in wat kost CRM-software?.

Begin klein: alle aanvragen op het bord, elke offerte als link met een taak voor de opvolging, en je klantenlijst geïmporteerd via CSV. Projecten en onderhoudscontracten komen pas als de verkoop loopt; een stappenplan staat in CRM implementeren: stappenplan voor het MKB.

Wil je zien welk pakket bij jouw bedrijf past, bekijk dan de prijzen en de vergelijking van de pakketten. Proberen kan 14 dagen zonder creditcard.

Veelgestelde vragen

Heeft een kleine installateur een CRM nodig?

Niet per se op dag één. Met een agenda en een nette lijst kom je een eind zolang je zelf alle aanvragen en offertes bijhoudt. Een CRM wordt nuttig zodra er aanvragen blijven liggen, je meer dan een paar offertes per week verstuurt of iemand anders de administratie doet. Begin dan klein, met alleen leads, offertes en taken.

Kunnen monteurs het CRM op de bouwplaats gebruiken?

Vraag de leverancier of monteurs op hun telefoon uren kunnen schrijven en werkbonnen kunnen invullen,. In Hello CRM Enterprise schrijven monteurs per project uren, vullen ze werkbonnen in en maken ze een dagrapportage met wie er was en wat er is gedaan.

Hoe houd ik meerwerk bij zonder discussie achteraf?

Leg meerwerk vast op het moment dat het wordt afgesproken, met een bedrag en een status, en laat de klant het goedkeuren voordat het werk wordt uitgevoerd. In een CRM met projecten hangt het meerwerk aan hetzelfde project als de offerte, zodat het bij de factuur niet vergeten wordt. Een mondelinge afspraak die pas bij de factuur op papier komt, levert bijna altijd discussie op.

Werkt een CRM samen met mijn boekhoudpakket?

Veel CRM-pakketten voor het MKB koppelen met de bekende Nederlandse boekhoudpakketten. In Hello CRM gaan facturen en creditnota's na verzenden automatisch naar Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden, Yuki of Business Central, inclusief de klant. Het boekhouden zelf blijft in je boekhoudpakket; het CRM levert alleen de verkoopkant aan.